Một Marketing Plan sẽ rất khó tạo ra kết quả bền vững nếu khách sạn không theo dõi và đánh giá hiệu quả triển khai thường xuyên. Vì vậy, hoạt động Monitoring & Evaluating đóng vai trò quan trọng trong việc đo lường kết quả thực tế, phát hiện vấn đề kịp thời và tối ưu chiến lược marketing hiệu quả hơn.

Monitoring & Evaluating khi thực thi kế hoạch Marketing

Monitoring là nền tảng sống còn của Marketing Plan

Một Marketing Plan chỉ mạnh khi được theo dõi liên tục, có dữ liệu đánh giá rõ ràng và được tối ưu kịp thời.

Càng đo lường kỹ bao nhiêu, khách sạn càng dễ dàng thực hiện:

• • Kế hoạch cho tương lai
  • Tối ưu ngân sách
  • Phát hiện vấn đề
  • Scale revenue bền vững

Tuy nhiên, không phải hoạt động nào cũng dễ đo lường. Ví dụ: PR, Brand Awareness hay Sales Promotion, chúng thường có hiệu ứng dài hạn và khó thấy kết quả ngay lập tức.

Dù vậy, khách sạn vẫn cần xây dựng hệ thống quan sát – monitoring system ngay từ lúc tạo Action Plans, Promotions và Campaigns. Nói cách khác, sự kiểm soát phải được đặt ra ngay từ đầu trong Marketing Plan, chứ không phải chờ đến cuối chiến dịch mới kiểm tra.

“Kiểm soát là một phần bắt buộc của Marketing Plan”

Vì vậy, mọi campaign nên được lưu record, mọi strategy nên được tracking, và bất kỳ hoạt động nào không đóng góp vào bottom line cần được reevaluate kịp thời.

Đừng chờ “cuối năm mới monitoring”

Một sai lầm phổ biến là chạy hết campaign rồi mới đánh giá. Điều này rất rủi ro.

Thay vào đó, Marketing Plan nên được review thường xuyên, tracking theo chu kỳ và có hành động điều chỉnh ngay lập tức trong quá trình triển khai.

→ Nhờ vậy, khách sạn có thể sửa sai sớm, tránh đốt ngân sách và tối ưu conversion tốt hơn.

Tuy nhiên, cũng không nên quá vội “đập bỏ campaign”. Khi campaign không đạt KPI ngay lập tức, nhiều team thường dừng toàn bộ, thay concept mới hoặc đổi strategy liên tục. Trong thực tế, đôi khi chỉ cần một điều chỉnh nhỏ.

Ví dụ:

Chuyển quảng cáo buffet seafood từ banner homepage sang Instagram Reels để tăng visual appeal và booking intent.

Các phương pháp Monitoring trong khách sạn

Tracking Room Nights

Khách sạn cần theo dõi số lượng đêm phòng của từng nhóm khách hàng khác nhau. Dù việc ghi nhận và phân loại dữ liệu này khá tốn thời gian, nó sẽ giúp khách sạn dễ dàng đối chiếu kết quả thực tế với mục tiêu ban đầu, nhận ra nhóm khách nào đang hoạt động hiệu quả và điều chỉnh chiến lược doanh thu chính xác hơn.

Tương tự, với nhà hàng, khách sạn nên so sánh lượng khách dùng bữa trước và sau khi chạy quảng cáo. Tuy nhiên, không nên chỉ nhìn vào việc số khách hay doanh thu tăng lên, mà còn cần đánh giá chi phí quảng bá đã bỏ ra và mức lợi nhuận thực tế mà chương trình mang lại.

Ví dụ:

Nếu profit tăng 20% nhưng advertising cost còn cao hơn phần profit tăng thêm, campaign cần được reevaluate. Đây là một tư duy quan trọng: “Revenue chưa chắc là profit.”

Tracking Advertising

Với các chiến dịch quảng cáo tại địa phương, khách sạn có thể phân tích khu vực sinh sống của khách hàng để biết khách chủ yếu đến từ đâu. Phương pháp này đặc biệt hiệu quả cho Restaurant Promotion, Weekend Package và Staycation Campaign.

Ngoài ra, mọi cuộc gọi hỏi về thông tin khách sạn, khách hàng tiềm năng và phản hồi từ các chiến dịch quảng cáo đều nên được record rõ ràng và phân công cho từng nhân sự phụ trách cụ thể.

Sau khoảng 6 tháng, khách sạn có thể đo được:

• • Conversion rate
  • Booking chuyển đổi thành công
  • Độ hiệu quả của campaign

Ngoài ra, các dữ liệu trên còn giúp phát hiện vấn đề nằm ở campaign, product hay sales staff.

Ví dụ:

Nếu campaign tạo nhiều inquiry nhưng booking thấp, vấn đề có thể nằm ở sales chứ không phải media.

Khách sạn cũng có thể dùng coupon, response form, hotline riêng, extension riêng và khách có thể “ask for specific person”. Những kỹ thuật nhỏ này giúp tracking print ads, broadcast ads và campaign effectiveness chính xác hơn nhiều.

Tracking Salesperson Productivity

Khách sạn cần theo dõi hiệu quả tiếp cận khách hàng tiềm năng của từng nhân viên kinh doanh.

Ví dụ, nếu đầu năm một salesperson có 750 prospect companies, Director of Marketing có thể kỳ vọng ít nhất 25% đã được contact trong Q1.

Ngoài ra, cần tracking thêm:

• Room nights theo từng market segment
• Booking ở peak / shoulder / valley periods
• Repeat business vs New business

Đây là dữ liệu cực kỳ quan trọng để forecast demand, đánh giá loyalty và tối ưu segmentation.

Vì sao Marketing Plan thất bại? 

*Lack of Responsibility & Communication

Marketing Plan dễ dàng trở thành một thảm họa khi không ai thật sự chịu trách nhiệm theo dõi tiến độ, review performance và đảm bảo việc thực thi đúng theo phân công.

Bên cạnh đó, nếu Sales Team hoặc staff không hiểu plan, không biết vai trò của mình hoặc không được cập nhật đầy đủ, execution sẽ bị rời rạc và thiếu sức mạnh.

*Lack of Time & Authority

Một số plan thất bại vì không đủ thời gian cho việc gặp gỡ và tìm kiếm khách hàng bên ngoài, triển khai các hoạt động quảng bá, cũng như mở rộng và tiếp cận thị trường mục tiêu một cách hiệu quả.

Ngoài ra, nếu nhân viên kinh doanh không được chủ động sử dụng ngân sách, triển khai các hoạt động marketing hoặc đưa ra quyết định kịp thời, quá trình thực hiện kế hoạch sẽ trở nên chậm chạp và kém hiệu quả.

*Lack of Appealing

Đôi khi vấn đề không nằm ở media, mà nằm ở offer. Cụ thể:

• Giá chưa cạnh tranh
• Package chưa hấp dẫn
• Guest benefit bị overpromise

Khi value proposition không đủ hấp dẫn, campaign có thể tạo attention nhưng khó tạo booking.

Lack of Control & Realistic Goals

Có những yếu tố ngoài tầm kiểm soát như: kinh tế suy giảm, thời tiết xấu, khủng hoảng năng lượng (giá xăng dầu tăng cao) hay biến động thị trường

→ Lúc này, khách sạn có thể buộc phải hạ goal, đổi strategy hoặc điều chỉnh target.

Ngoài ra, một số objective có thể thất bại vì target sai timing, khách chưa có nhu cầu mua hoặc sales goal quá cao.

Một Marketing Plan mạnh không nằm ở chiến lược bóng bẩy, slide đẹp hay ý tưởng hoành tráng. Sức mạnh thực sự nằm ở việc khách sạn có thể tracking đủ sâu, đánh giá đủ khách quan và đưa ra hành động khắc phục đủ nhanh.

Suy cho cùng, Marketing thành công không phải là “không mắc sai lầm”, mà là phát hiện lỗi sai kịp thời để tối ưu trước khi khách sạn mất quá nhiều doanh thu.